院属各部门：
为进一步做好我院文书、财务、教学、科技等材料的整理归档工作，根据上级档案主管部门对我院档案工作的具体要求，结合我院档案工作现状，现将档案资料移交的有关事项及要求通知如下：
一、收集整理要求
（一）各部门对照资料归档范围，完成部门2014年度各类资料的收集工作，坚持“应收尽收，应归尽归”的原则，并编制移交档案材料目录，向学院档案室进行移交。
（二）各部门要对所收集的资料进行整理：
1.归档材料必须是已经办理完毕，不影响现有工作进行的材料，一律整理后移交档案室保管；
2.部门档案负责人要对所移交资料进行审查，检验移交资料是否齐全、系统、准确，并根据整理范围及时补充完善；
3.移交资料应为原件，确无原件可移交复印件，复印件要确保印章和领导签字等内容清晰完整；
4.资料移交前，各部门应将常用资料复制留存；
5.纸质档案上交归档时，须与档案管理员认真做好档案交接登记签字手续。
二、其他注意事项
1.凡涉及教学的部门参照教学类收集归档.
2.归档范围内的文件资料，各部门必须按照规定及时移交，任何部门和个人，不得遗失或自行处理。
3.移交材料必须完整规范，移交时交接双方要进行清点核对，无误后履行移交手续， 详细填写并签订移交登记册（一式两份）。
4、此项工作将纳入到部门日常绩效考核工作中，对未按要求及时进行移交的部门，根据情况，将对部门领导和负责此项业务的人员扣除绩效考核分值。
学院办公室
2015年10月28日
