院属各部门：
为进一步做好学院公文处理工作，规范学院印章管理，进一步提升工作效能，现将相关事宜明确如下：
一、严格规范管理，不断提高公文处理水平
（一）大力精简文件。发文应当实事求是，坚持少而精的原则，注重实效，切实做到少发文、发短文。要严格把关，大力压缩发文数量，可发可不发的公文坚决不发，可合并发的尽可能合并发，可长可短的一定要短。不照抄照转上级公文，不发无实质内容的公文，可以通过便函、传真、电话或面商解决的，原则上不正式发文。
（二）加强行文审核。重点把好“五关”：一是把好行文关。主要审核是否需要行文，如需行文，应该以什么名义行文。二是把好会签关。主要检查应当会签的是否会签，会签是否取得一致意见，不同意见是否如实反映。三是把好政策法规关。主要检查内容是否符合党和国家的方针政策，是否符合法律、法规及规定，与过去发的文件是否抵触、矛盾，不一致的地方或出台的改革措施是否有解释和说明。四是把好文字关。主要检查公文的文字是否正确反映了行文的意图，是否简明扼要、通俗易懂；是否遵守语法，合乎逻辑，正确使用标点符号、数字、计量单位是否规范等。五是把好体例格式关。主要是检查公文各要素有无遗漏、是否准确，使用的文种、语气是否恰当得体，附件是否齐全。学院各部门除学院办公室外，其他部门不能对外正式行文，如需对下行文需主管领导审签。学院办公室要按照有关规定严格把关，对不按照程序办理、存在严重差错和疏漏的行文稿件，坚决退回重办。
（三）提高公文处理效率。行文原则上由拟稿部门全程跟踪落实和催办，学院办公室负责审核。紧急公文限时办结，重要公文应在2-3个工作日内办结，普通公文应在3-5个工作日内办结。
（四）加快来文办理流转速度。一切来文来信，除直接投寄明确部门及个人以外，均由学院办公室统一签收。收文后，应认真阅读文件材料内容，分清缓急并做好登记，填写文件传阅单，由学院办公室主任提出拟办意见，及时报送学院党政主要领导阅批，并根据阅批意见再转分管领导和有关部门办理。对领导批示的文件，学院办公室按领导批示尽快交有关领导或部门贯彻执行，并负责督促、检查、催办。参加有关会议带回的文件，参会者应及时交学院办公室统一处理。
二、加强印章管理，确保印章使用安全
学院党委印章、学院印章、学院钢印、院长签字章，由学院办公室统一管理，专人负责保管和使用，严格用印手续。使用学院党委印章，需经学院党委主要领导签批；使用学院印章，需经学院主要领导签批；使用学院钢印，需经学院办公室主任审核。
（一）各类上报材料，经有关部门审核后，由学院党政主要领导或经党政主要领导授权后，由分管院领导审批签字后，方可用印上报。
（二）以学院名义印制的各类证书、证件、奖状、各类登记表等，须经承办单位造册、编号、负责人审核，分管院领导签字，可一次性加盖学院印章或钢印。
（三）各类合同、协议书、意向书、鉴定证书、聘书、基建项目材料等，须经承办部门负责人审核签名，由学院党政主要领导或经授权的分管领导签字后，方可用印。
（四）各类常规性部门报表，制定目录列表后，由主管部门负责人审核签名，分管院领导签字，方可用印；科研项目、科研成果、科研奖励、专利申请、专业申报等，由科研处统一造册审核，报分管校领导签字，方可用印。
（五）教职工因私出国（境）材料，经组织人事处审核，学院党委主要领导签字后，方可用印；学生出国（境），经所在院部审核，院部书记签字后，方可用印；离退休教职工出国（境），经工会、离退办审核，学院工会主席签字后，方可用印。
（六）学生补办毕业证明、学生证需经团委学生工作处审核签批，学院办公室复核后，方可加盖学院印章或钢印；学生在校证明需由所在院部出具证明，由院部审核并加盖院部印章后，方可用印。
（七）教职工各类证明、出差介绍信，由组织人事处出具并由负责人签署意见，学院办公室复核后，方可用印。
（八）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；未经学院或部门领导签发批准的文件、材料；非学院教职工或与学院工作、业务无关的文件、材料；空白介绍信、空白证件、空白奖状等均不得使用学院印章。
三、有关要求
（一）高度重视，加强领导。院属各部门要高度重视，强化责任意识，加强公文处理和印章管理工作的组织领导和宣传教育学习，进一步做好公文处理工作，规范印章管理，提升工作效能。
（二）健全制度，严格管理。院属各部门要建立健全相关制度，严格遵守公文处理、印章管理方面的有关规定和要求，切实加强行文审核和质量把关，不断提高公文质量和印章管理水平。
（三）加强学习，提升水平。院属各部门要有计划、有重点地抓好工作人员有关公文处理、印章管理知识的学习，特别是对新进人员要进行必要的学习，尽快提高工作人员的行政工作能力和业务素质。
学院办公室
2015年11月10日
